ATS-optimierter Lebenslauf: So besteht dein CV die ATS-Systeme

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Ver­fasst von

Redak­ti­ons­team von Online­Le­bens­lauf

Aktua­li­siert am 3. März 2025

ATS-Sys­te­me sind mitt­ler­wei­le aus vie­len Bewer­bungs­pro­zes­sen nicht mehr weg­zu­den­ken. Für dich als Bewer­ber bedeu­tet das: Du musst wis­sen, nach wel­chen Kri­te­ri­en die Soft­ware dei­nen Lebens­lauf scannt! Denn ein gutes Ran­king kann dar­über ent­schei­den, ob du einen Schritt wei­ter im Aus­wahl­ver­fah­ren kommst.

Wir haben die wich­tigs­ten Infor­ma­tio­nen auf einen Blick für dich zusam­men­ge­stellt – damit du dei­nen CV opti­mal auf ATS abstim­men und dei­ne Chan­cen maxi­mie­ren kannst.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist ATS?

Die Abkür­zung ATS steht für Appli­cant Track­ing Sys­tem. Die soge­nann­ten Bewer­ber­ma­nage­ment­sys­te­me wer­den häu­fig von Unter­neh­men ein­ge­setzt, um ins­be­son­de­re in gro­ßen Aus­wahl­pro­zes­sen eine auto­ma­ti­sier­te Vor­auswahl von Bewer­bun­gen zu tref­fen. ATS kön­nen außer­dem den Fort­schritt von Bewer­bern tra­cken und die per­sön­li­chen Daten für zukünf­ti­ge Stel­len­an­ge­bo­te abspei­chern.

Die Vor­tei­le lie­gen auf der Hand. Einer­seits wer­den HR-Abtei­lun­gen ent­las­tet. Ande­rer­seits ver­bes­sern Unter­neh­men die Aus­wahl der Kan­di­da­ten durch stan­dar­di­sier­te Bewer­bungs­kri­te­ri­en. Alles in allem ist die Ein­stel­lung neu­er Mit­ar­bei­ter so viel effi­zi­en­ter, Talent­pla­nung und Per­so­nal­ent­wick­lung kön­nen stär­ker in den Fokus rücken.

Wie funktioniert ein ATS-System?

ATS-Soft­ware scannt Bewer­bun­gen nach bestimm­ten Key­words und Phra­sen. Das sind z. B. beruf­li­che Qua­li­fi­ka­tio­nen, Erfah­run­gen oder Fähig­kei­ten im Lebens­lauf. Oft wird auch eine Gewich­tung fest­ge­legt, mit der Unter­neh­men sehen, ob die Bewer­ber die Top-Anfor­de­run­gen der Posi­ti­on erfül­len. Durch Min­dest­kri­te­ri­en wie bestimm­te Abschlüs­se oder Berufs­er­fah­rung kön­nen Bewer­bun­gen, die die­se Kri­te­ri­en nicht erfül­len, sofort aus­sor­tiert wer­den.

Aber nicht nur das: Auch Lay­out und Struk­tur dei­nes Lebens­laufs spie­len eine wich­ti­ge Rol­le. Je bes­ser die Les­bar­keit, des­to höher die Chan­cen, dass die Sys­te­me dei­ne Bewer­bung als rele­vant ein­stu­fen.

Sind alle Bewer­bun­gen gescannt, kann ein Bewer­ber-Ran­king erstellt wer­den. Das hilft Unter­neh­men dabei, die Kan­di­da­ten mit den höchs­ten Über­ein­stim­mun­gen zu iden­ti­fi­zie­ren. Die nächs­te Run­de rückt damit in greif­ba­re Nähe.

So optimierst du deinen CV für ATS-Systeme

Die Bedeu­tung von ATS hat in den letz­ten Jah­ren stark zuge­nom­men. Ob Auto­mo­bil­in­dus­trie oder IT-Bran­che, Groß­kon­zern oder mit­tel­stän­di­scher Betrieb: Auch in Deutsch­land grei­fen immer mehr Unter­neh­men auf Bewer­ber­ma­nage­ment­sys­te­me zurück, um Zeit und Res­sour­cen zu spa­ren. 

Erfah­re jetzt, wie du dei­nen Lebens­lauf opti­mie­ren kannst, um die wich­tigs­ten Kri­te­ri­en von ATS-Sys­te­men zu erfül­len.

Einspaltiges Layout

Dei­ne Lebens­lauf-For­ma­tie­rung trägt maß­geb­lich dazu bei, dass dei­ne Infor­ma­tio­nen für ATS leicht zugäng­lich und inter­pre­tier­bar sind. Wuss­test du, dass die­se Sys­te­me Doku­men­te häu­fig von links nach rechts und von oben nach unten scan­nen? Mit einem simp­len, ein­spal­ti­gen Lebens­lauf-For­mat ver­bes­serst du die Über­sicht und Les­bar­keit und erhöhst somit die Wahr­schein­lich­keit, dass alle rele­van­ten Daten kor­rekt erfasst wer­den.

Tipp: Pro­fes­sio­nel­le Vor­la­gen sind eine gute Opti­on, wenn du genau das errei­chen willst. Die ATS-opti­mier­ten Vor­la­gen von Online­Le­bens­lauf bie­ten dir nicht nur moder­ne Designs, die aus der Mas­se der Bewer­bun­gen her­aus­ste­chen. Mit die­sen CV-Tem­pla­tes hast du gleich­zei­tig auch eine Top-Struk­tur, die du ein­fach nur mit dei­nen Daten ergän­zen musst. Easy, oder?

Umgekehrt chronologische Reihenfolge

Für ATS-Soft­ware kommt es vor allem dar­auf an: dei­nen Kar­rie­re­fort­schritt schnell nach­ver­fol­gen. Mit einer umge­kehrt chro­no­lo­gi­schen oder anti­chro­no­lo­gi­schen Dar­stel­lung dei­nes Bil­dungs- und Berufs­we­ges und einem kon­sis­ten­ten Datums­for­mat ermög­lichst du einen logi­schen Gesamt­über­blick über dei­nen Wer­de­gang. Fan­ge also am bes­ten bei der neu­es­ten – und für poten­zi­el­le Arbeit­ge­ber oft auch rele­van­tes­ten – Erfah­rung an.

Gängige Überschriften

Ein wei­te­res Merk­mal, das für ATS ent­schei­dend ist: die Lebens­lauf-Über­schrif­ten. Gän­gi­ge Über­schrif­ten der ein­zel­nen Abschnit­te sor­gen für Struk­tur, Les­bar­keit und eine kla­re Ori­en­tie­rung. Damit kön­nen sowohl ATS-Sys­te­me als auch Recrui­ter im wei­te­ren Ver­lauf des Aus­wahl­ver­fah­rens die wich­tigs­ten Daten sofort erfas­sen. Ent­schei­de dich also lie­ber für klas­si­sche Titel wie Berufs­er­fah­rung oder Bil­dungs­weg, anstatt mei­ne Kar­rie­re-High­lights oder aka­de­mi­sche Sta­tio­nen zu ver­wen­den.

Typografische Hierarchie

Typo­gra­fi­sche Hier­ar­chie – klingt auf den ers­ten Blick kom­pli­ziert. Im Grun­de genom­men steckt aber nichts ande­res dahin­ter, als dei­ne Infor­ma­tio­nen visu­ell so anzu­ord­nen, dass ATS-Sys­te­me sie auf Anhieb ver­ste­hen. Sie müs­sen also sehen, wel­che Infor­ma­tio­nen am wich­tigs­ten sind und in wel­cher Rei­hen­fol­ge sie gele­sen wer­den. Schlüs­sel­ele­men­te sind ver­schie­de­ne Schrift­grö­ßen (z. B. 14 Punkt für Über­schrif­ten, 11 Punkt für Fließ­text), Fett- und Kur­siv­druck oder stra­te­gisch ein­ge­setz­te Far­ben.

Klare Abstände

Hat der Lebens­lauf Abstän­de zwi­schen den ein­zel­nen Abschnit­ten und im gesam­ten Text­kör­per, erhöht auch das die Les­bar­keit für ATS. Um dei­nen CV so über­sicht­lich wie mög­lich zu gestal­ten, soll­test du außer­dem genü­gend Zei­len­ab­stän­de (ide­al ist ein Abstand von 1,15 bis 1,5) und ggf. visu­el­le Abschnitts­tren­ner wie dün­ne Lini­en ver­wen­den, die das maschi­nel­le und mensch­li­che Lesen erleich­tern.

Keine Hintergrundfarben

Mit einem wei­ßen oder zumin­dest hel­len Hin­ter­grund schaffst du einen opti­ma­len Kon­trast zwi­schen dem Text und der Hin­ter­grund­far­be. Trotz OCR-Tech­no­lo­gie ist ein wei­ßes Stan­dard­for­mat oft der bevor­zug­te Ansatz. Du ver­mei­dest, dass wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen über­se­hen wer­den. Gleich­zei­tig erstellst du ein dru­cker­freund­li­ches Doku­ment, das weni­ger Tin­te ver­braucht – schau­en sich Recrui­ter dei­nen Lebens­lauf in Papier­form an, punk­test du also zusätz­lich.

Visuelle Elemente

Auch für einen ATS-CV gilt: weni­ger ist mehr! Visu­el­le Ele­men­te wie Icons, Farb­ak­zen­te, Bal­ken­dia­gram­me oder Info­gra­fi­ken sind ide­al, um dei­nen Lebens­lauf aus der Mas­se abzu­he­ben und wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen in den Fokus zu rücken. Ach­te trotz­dem dar­auf, ein gutes Mit­tel­maß zu fin­den. Gra­fi­sche Ele­men­te soll­ten immer anspre­chend, aber auch funk­tio­nal sein, ohne die auto­ma­ti­sche Ver­ar­bei­tung durch ATS-Sys­te­me zu stö­ren.

Normale Schriftarten

Du weißt bereits, dass die Les­bar­keit immer obers­te ATS-Prio­ri­tät hat. Dann kannst du dir wahr­schein­lich den­ken, dass deko­ra­ti­ve, krea­ti­ve, sehr enge oder kom­pri­mier­te Schrift­ar­ten wie z. B. Comic Sans, Brush Script oder Papy­rus nicht infra­ge kom­men. Statt­des­sen kannst du auf kla­re und leicht les­ba­re Schrift­ar­ten wie Ari­al, Times New Roman oder Hel­ve­ti­ca set­zen. Auch soll­test du es ver­mei­den, durch­gän­gig die Kur­siv­schrift zu ver­wen­den.

Das richtige Dateiformat

PDF, DOCX oder TXT: Für dei­nen ATS-Lebens­lauf ist in ers­ter Linie ent­schei­dend, was in der Stel­len­an­zei­ge ver­langt wird. Und das ist in den meis­ten Fäl­len das Stan­dard­for­mat PDF. Prü­fe also zunächst die Anfor­de­run­gen der Job­aus­schrei­bung und pas­se dei­ne Bewer­bungs­un­ter­la­gen ent­spre­chend an. Mit tech­nisch kom­pa­ti­blen Doku­men­ten stellst du sicher, dass dein Lebens­lauf nicht auf­grund von For­ma­tie­rungs­feh­lern durchs Ras­ter fällt.

Passende Schlüsselwörter

Trotz bes­ter Qua­li­fi­ka­tio­nen kann es pas­sie­ren, dass dein CV im Sta­pel der Bewer­bun­gen unter­geht. War­um? ATS-Sys­te­me fil­tern nach Schlüs­sel­wör­tern und Phra­sen. Sind die­se nicht ent­hal­ten, könn­te der CV als weni­ger rele­vant bewer­tet wer­den. Außer­dem per­so­na­li­sie­ren Unter­neh­men häu­fig Ihre ATS-Kri­te­ri­en – und damit auch die Such­al­go­rith­men. Sie ver­wen­den also Key­words, die für den Betrieb oder die Stel­le beson­ders wich­tig sind. 

Um dei­nen Lebens­lauf ATS-freund­lich zu gestal­ten, soll­test du die Stel­len­aus­schrei­bung auf­merk­sam durch­le­sen und nach Key­words ana­ly­sie­ren. Das gibt oft Auf­schluss dar­über, was Unter­neh­men in poten­zi­el­len Kan­di­da­ten suchen, z. B. bestimm­te Qua­li­fi­ka­tio­nen oder Fähig­kei­ten.

Ach­te dann dar­auf, die rich­ti­gen Lebens­lauf-Schlüs­sel­wör­ter zu inte­grie­ren. Ver­wen­de statt Fach­jar­gon bran­chen­üb­li­che Begrif­fe und hebe Hard und Soft Skills her­vor, die in direk­tem Zusam­men­hang mit der aus­ge­schrie­be­nen Stel­le ste­hen. Auch hier gilt: Qua­li­tät über Quan­ti­tät. Schließ­lich könn­te sich Key­word-Stuf­fing nega­tiv auf dei­ne Bewer­tung aus­wir­ken.

Tipp: Der KI-basier­te Edi­tor von Online­Le­bens­lauf hilft dir dabei, wich­ti­ge Key­words an der rich­ti­gen Stel­le hin­zu­zu­fü­gen. Denn die­se sind nicht nur für dei­nen Wunsch­job oder die Bran­che rele­vant, son­dern wer­den wahr­schein­lich auch direkt von ATS detek­tiert. So kannst du sicher­ge­hen, dass du die Skills und Qua­li­fi­ka­tio­nen her­vor­hebst, die im Aus­wahl­pro­zess auch wirk­lich zäh­len.

Das gehört in deinen CV

ATS-Sys­te­me sind Gewohn­heits­tie­re. Sie wis­sen ger­ne, was sie erwar­ten kön­nen – und das ist eine kla­re Stan­dard­struk­tur mit den wich­tigs­ten Infor­ma­tio­nen. Füge in dei­nen Lebens­lauf gän­gi­ge Abschnit­te wie per­sön­li­che Daten, Berufs­er­fah­rung, Bil­dungs­weg, Fähig­kei­ten (sowohl tech­ni­sche als auch sozia­le Skills) und Zer­ti­fi­ka­te ein. Über­le­ge auch, wel­che Sta­tio­nen wirk­lich rele­vant sind und wel­che wie­der­um nicht zur aus­ge­schrie­be­nen Stel­le pas­sen. Mit einem spe­zi­fi­schen und maß­ge­schnei­der­ten CV erhöhst du dei­ne Chan­cen auf eine Ein­la­dung zum Vor­stel­lungs­ge­spräch.

Das passt nicht rein

Es gibt eine Rei­he von Infor­ma­tio­nen, die nicht nur irrele­vant sind, son­dern auch dei­ne Pro­fes­sio­na­li­tät unter­gra­ben kön­nen. Bewer­ber-Track­ing-Sys­te­me igno­rie­ren bestimm­te Anga­ben, z. B. pri­va­te Details wie Fami­li­en­stand und Reli­gi­ons­zu­ge­hö­rig­keit, dein Bewer­bungs­fo­to oder die Gehalts­vor­stel­lun­gen. Außer­dem soll­test du nega­ti­ve Erfah­run­gen mit frü­he­ren Arbeit­ge­bern oder Kol­le­gen, unwich­ti­ge Hob­bys und im All­ge­mei­nen über­flüs­si­ge Wör­ter, Stan­dard­flos­keln oder Kli­schees ver­mei­den. Denk immer dar­an: Je prä­zi­ser und ziel­ge­rich­te­ter dei­ne Anga­ben, des­to eher über­zeugst du ATS-Sys­te­me und Recrui­ter von dei­nem Pro­fil. 

Bonus-Tipp: Kennst du schon die pro­fes­sio­nel­le Lebens­lauf­prü­fung von Online­Le­bens­lauf? Hier bekommst du nicht nur ein detail­lier­tes Feed­back mit prak­ti­schen Exper­ten­tipps, son­dern lässt auch die Les­bar­keit dei­nes CVs von Pro­fis über­prü­fen. Geh auf Num­mer sicher und sor­ge dafür, dass dein Lebens­lauf sowohl von ATS-Sys­te­men als auch von Per­so­nal­ver­ant­wort­li­chen opti­mal erfasst und ver­stan­den wird.

ATS-Sys­te­me sind die Recrui­ter der Gegen­wart, das steht außer Fra­ge. Doch mit den hier vor­ge­stell­ten Tipps weißt du ganz genau, wie du den Scan bestehst und im Hand­um­dre­hen einen Lebens­lauf erstellt, der es in die Vor­auswahl schafft.